Come semplificare e automatizzare la riconciliazione dei pagamenti in un business omnichannel

Le principali sfide della riconciliazione dei pagamenti 

Come abbiamo anticipato, la riconciliazione dei pagamenti può riservare qualche sfida. Questo, perché non è sempre facile trovare una corrispondenza tra i pagamenti in entrata e le fatture emesse: ad esempio, metodi di pagamento diversi possono richiedere tempi diversi per l’accredito sul conto (vedi il bonifico bancario rispetto alle carte o alle soluzioni Buy Now, Pay Later). Oppure, il cliente potrebbe inserire delle informazioni errate nella compilazione del pagamento, o il trasferimento potrebbe avvenire troppo tardi o con un importo sbagliato. Ancora, il cliente potrebbe anche decidere di annullare la transazione, il che significa dover gestire un rimborso. 

Come se non bastasse, il processo di riconciliazione si complica ulteriormente in un business omnichannel, per il quale occorre infatti monitorare e gestire una gran mole di dati e i pagamenti effettuati tramite molteplici touchpoints (il negozio online, il punto vendita fisico, e così via). Non è difficile immaginare come, in questo caso, la pressione e il carico di lavoro sul team amministrativo dell’azienda aumentino esponenzialmente.  

Di fronte a tutto questo, tu merchant ti starai sicuramente chiedendo se esiste un modo per semplificare, e forse persino automatizzare, operazioni complesse come quelle relative alla rendicontazione della tua impresa. 

Come semplificare la riconciliazione dei pagamenti 

In effetti un modo esiste. Specie se hai adottato una strategia di vendita omnichannel, la semplificazione è un must per ottenere una gestione fluida ed efficiente del tuo business. Potrai raggiungere questo obiettivo trasferendo le tue operazioni contabili (e non solo) su un’unica dashboard, dalla quale potrai monitorare lo stato di tutti i tuoi pagamenti (online e in-person), raccogliere dati sui tuoi clienti e tenere sotto controllo la tua attività. 

La gestione tramite un’unica dashboard ti consente di semplificare anche processi complessi, come la riconciliazione: la possibilità di combinare i dati provenienti da tutti i tuoi touchpoints ti permette di creare un flusso unico e automatizzato, che faciliterà il lavoro del tuo reparto amministrativo. 

Come vedi, adottare una strategia omnichannel non implica solo grandi benefici per i tuoi clienti (primo fra tutti la creazione di un customer journey coerente e uniforme attraverso tutti i tuoi canali di vendita), ma agevola notevolmente anche te. Nei prossimi paragrafi vedremo infatti i vantaggi che l’automazione e l’omnicanalità apportano al lavoro di un merchant. Adesso, però, vogliamo tranquillizzarti: non dovrai trovare da solo la soluzione giusta per facilitare i tuoi processi di business! Hai dalla tua parte chi è già pronto a semplificarti la vita. 

Riconciliazione automatica dei pagamenti: il supporto di un PSP omnichannel  

Puoi infatti scegliere di avere al tuo fianco un partner per i pagamenti in grado di semplificare e automatizzare attività e processi macchinosi come quelli relativi alla rendicontazione. 

In particolare, che tipo di supporto può fornirti un provider per i pagamenti omnichannel? 

1. Un fornitore di servizi di pagamento (PSP) funge da intermediario tra la banca e il merchant. Aiuta a far coincidere gli importi ricevuti con le transazioni dei clienti e con i metodi di pagamento da loro utilizzati. Inoltre, supporta la corrispondenza dei pagamenti nei casi di rimborso e chargeback. 
2. Lo abbiamo già detto: centralizzare è uno step imprescindibile. Mettere a tua disposizione una piattaforma unica per la raccolta e il controllo dei dati dei tuoi clienti e delle informazioni relative alle transazioni che avvengono su tutti i tuoi touchpoints è il primo passo non solo per creare l’esperienza d’acquisto ottimale, ma anche per non perdere nemmeno un dettaglio delle tue operazioni e avere una panoramica completa delle tue attività di business. 
3. In questo modo, terrai sempre sotto controllo la tua situazione finanziaria: le entrate, il fatturato, i rimborsi, i mancati pagamenti o i ritardi. Cosa che ti agevolerà anche nella pianificazione dei tuoi prossimi investimenti. 
4. Anche la reportistica vuole la sua parte! Il tuo provider per i pagamenti può offrirti tutti gli strumenti per creare e pianificare report periodici ad hoc sulla base delle tue esigenze. Il modo migliore per ottenere insight specifici sull’andamento del tuo business (ad esempio su base temporale) e individuare le possibili aree di miglioramento. I report devono inoltre poter essere facilmente inviati tramite i tuoi canali preferiti, come le mail o i protocolli SFTP. 
5. Un fornitore per i pagamenti efficiente e attento alle novità del mercato ti aiuterà ad automatizzare le tue attività di riconciliazione e accounting con le giuste integrazioni. È il caso, ad esempio, della nostra integrazione per Exact Online, il software basato su cloud che aiuta le piccole e medie imprese a digitalizzare e a semplificare la contabilità e i processi amministrativi. 
6. E infine, l'opportunità di offrire ai merchant un'API potente che agevola la riconciliazione fornendo una panoramica completa di tutti i dati di pagamento, i costi e le transazioni. Nel nostro caso, puoi utilizzare l’API di MultiSafepay anche come strumento di monitoraggio in tempo reale per mantenere il pieno controllo del tuo business. 

I vantaggi della riconciliazione automatica per un merchant omnichannel 

Come avrai capito, automatizzare la riconciliazione dei pagamenti comporta dei vantaggi innegabili, che vanno di pari passo con quelli relativi all’adozione di un approccio “realmente” omnichannel nella gestione del business. 

Riassumiamoli ancora una volta: 

• Riunire (e poter tenere sotto controllo) in un unico luogo tutti i dati relativi ai pagamenti dei tuoi clienti, così come gli addebiti, le fee, i rimborsi, ecc. ti consente di avere un quadro completo della tua attività. 
• L'automazione aiuta a semplificare la rendicontazione di fine anno così come quella periodica, entrambe tra le attività più importanti ma dispendiose in termini di tempo. La semplificazione e il risparmio di tempo (che potrai dedicare alle tue strategie di crescita) non sono gli unici vantaggi. L'automazione consente infatti di ottenere degli insights con dati più precisi e tempestivi sull'andamento del business; e una migliore comprensione della situazione finanziaria facilita senza dubbio la pianificazione delle spese.  
• Guadagnare tempo significa risparmiare denaro. A tutto vantaggio dei nuovi investimenti che vorrai fare quando necessario. 
• Automatizzare significa ridurre in modo considerevole il rischio di errore manuale: il tuo team ti ringrazierà, non solo perché le operazioni di accounting e reportistica diverranno più fluide, ma anche perché il carico di lavoro diminuirà notevolmente. 

L’automazione non è uno scherzo. Ma per fortuna, puoi contare su un partner affidabile che ti aiuterà a far crescere la tua impresa attraverso una gestione efficiente delle attività più complesse. 

Semplifica la riconciliazione e i tuoi processi contabili con la nostra offerta omnichannel. Contattaci per saperne di più e scoprire come migliorare il tuo business ottimizzando le tue operazioni. 

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